Changer de cabinet en cours de route

Changer de cabinet n'est pas un litige, c'est une procédure.

Le sujet est inconfortable des deux côtés, ce qui explique qu'il soit rarement traité avant d'être urgent.

Un changement se prépare du côté de la sortie, pas de l'entrée. L'erreur courante consiste à résilier d'abord et à s'organiser ensuite : une fois la relation rompue, la coopération de l'ancien intervenant devient facultative alors qu'elle faisait partie de la prestation.

Cette page vaut aussi quand c'est nous que l'on quitte. Nous préférons remettre un dossier complet et daté à un confrère plutôt que de laisser partir un client avec des soldes qu'il ne saura pas justifier. Un dossier de sortie bien tenu vaut mieux pour tout le monde, y compris pour le cabinet qui perd la mission.

Ce qui suit décrit une méthode, valable pour une comptabilité comme pour un dossier patrimonial.

Ce qui justifie légitimement de partir.

Un changement se décide rarement sur un coup de tête, et les motifs se ressemblent d'un dossier à l'autre.

L'interlocuteur change trop souvent, ou ne répond plus. La rotation d'une équipe est normale, la perte de mémoire du dossier ne l'est pas.

Les échéances sont subies au lieu d'être annoncées. Ignorer ce qui tombe le trimestre suivant, découvrir une pénalité que personne n'avait signalée, recevoir des comptes trop tard pour les lire : ce sont les signaux que détaille notre guide sur le changement de prestataire pour une société.

Le périmètre n'a jamais été écrit. Des prestations facturées sans avoir été comprises au départ traduisent une mission jamais délimitée, et le sujet se règle en amont, par les questions qu'expose notre guide sur le choix d'un prestataire.

Vos propres documents tardent à vous parvenir. C'est le signal le plus sérieux : il révèle en général un dossier qui n'est pas à jour. Aucun de ces motifs n'est une faute isolément, c'est la répétition qui compte.

Les livres sont ceux de la société.

Tout découle de ce principe, écrit dans la loi plutôt que dans un contrat.

L'article 193 du Companies Act 2001 impose au conseil de faire tenir des livres comptables qui enregistrent et expliquent correctement les transactions, et l'article 190 range ces livres, pour les sept derniers exercices clos, parmi les registres conservés au siège social.

Le prestataire les détient pour votre compte, il n'en est pas propriétaire. La restitution n'est donc pas une faveur, et l'obligation de conservation pèse sur la société et ses administrateurs.

Ce qui lui appartient en propre est délimité. Ses feuilles de contrôle, ses programmes de révision et ses notes internes sont les supports de son travail, et leur communication n'est pas due. Les travaux commandés et non réglés peuvent légitimement rester en suspens.

Un accès ne se retient pas. Un identifiant ouvert au nom de votre société auprès d'une administration n'est pas une prestation mais un attribut de la société, et sa reprise se traite comme les pièces.

Ce qu'il faut récupérer, et dans quel ordre.

La demande se formule par écrit, en une liste datée, avec un délai de remise et un accusé de réception.

Les pièces comptables d'abord : balance et grand livre de chaque exercice non prescrit, journaux et rapprochements bancaires par compte et par devise, fichier des tiers avec le lettrage, tableau des immobilisations.

Les documents déposés ensuite : états financiers signés et leurs annexes, déclarations et accusés de réception, correspondance avec l'administration, dossier de paie avec les cumuls par salarié depuis le début de l'année d'imposition.

Un export exploitable, enfin. Une balance imprimée ne se réinjecte pas, et une comptabilité rendue dans un format illisible équivaut à une comptabilité non rendue. Ce point se négocie avant la rupture.

L'ordre des opérations compte davantage que la date : autorisation écrite, demande de restitution, reprise des accès, puis résiliation. Notre guide sur le changement de comptable donne la liste poste par poste.

Là où la bascule coûte le moins cher.

Trois horloges tournent en parallèle, et elles se regardent ensemble.

Le moment optimal se situe juste après le dépôt des comptes de l'exercice clos. Les soldes de clôture sont arrêtés, ils deviennent une balance d'ouverture stable, et la frontière des responsabilités est nette.

Le pire moment est la fenêtre entre la clôture et le dépôt. Un exercice unique se retrouve partagé entre deux intervenants dont aucun n'a produit la totalité des écritures.

Les périodes déclaratives commandent le reste. La bascule se cale au premier jour d'une période de TVA et d'un mois de paie, faute de quoi une période à cheval oblige à reconstituer une déclaration à partir de deux systèmes.

Un cas justifie de ne pas attendre : celui du dossier qui n'est plus en conformité. Le calendrier idéal cède alors devant l'urgence, le compteur des retards ne s'arrêtant pas.

Retenir un dossier ne protège personne.

C'est le point sur lequel un cabinet se juge, et il se teste avant de signer.

Un cabinet sérieux répond précisément à la question de la sortie. Ce qui est restitué, dans quel format, sous quel délai, et ce qui peut légitimement être conservé : une bonne réponse décrit une procédure de passation plutôt qu'une absence de difficulté.

Il écrit au confrère en place, avec votre autorisation. La démarche découle du code de conduite et d'éthique que le Mauritius Institute of Professional Accountants publie en application de l'article 46(1)(a) du Financial Reporting Act 2004. Elle porte sur l'existence d'un obstacle professionnel, non sur la qualité de votre dossier.

Il n'émet pas d'appréciation sur le travail d'un confrère. Les écarts se traitent dans le dossier de reprise, avec des pièces, non dans un jugement.

Et il contractualise la sortie dès l'entrée. Préavis, délai de remise après résiliation, format des données restituées, obligation de coopérer avec le successeur : quelques lignes signées au moment où tout va bien règlent le sujet d'avance.

Le cas du dossier mal tenu.

Un dossier qui change de main arrive rarement en bon état, et l'ordre du travail décide du résultat.

L'inventaire vient avant la régularisation. Régulariser sur des chiffres faux grave l'erreur dans un document officiel. Il porte sur ce qui est réellement détenu, ce qui est dû, ce qui a été déposé, la documentation existante et ce qui manque.

Les exercices se reconstituent du plus ancien au plus récent. Chacun s'appuie sur la clôture du précédent. Notre guide sur la reprise d'une société de portefeuille mal tenue expose cette séquence.

Trois choses ne se rattrapent pas. La substance passée, qui se prouve par des pièces contemporaines et non par des procès-verbaux rédigés aujourd'hui pour des conseils censés s'être tenus il y a quatre ans. Les choix fiscaux définitifs. Et les pièces jamais obtenues.

Chaque solde repris se justifie. Ces soldes deviennent les vôtres, et le dossier de reprise, daté, indiquant l'origine de chaque montant, est ce que vous produirez si un contrôle porte sur un exercice tenu par un autre.

Reprendre dans l'ordre, et rendre proprement.

Notre intervention porte sur la tenue du dossier et sa transmission, jamais sur ce que contient un portefeuille.

Nous commençons par un état des lieux écrit, avant tout engagement de part et d'autre : ce qui est en ordre, ce qui manque, dans quel ordre le traiter. Cette note vous appartient même si vous restez.

Nous établissons la liste de restitution et prenons en charge le dialogue technique avec le cabinet en place, puis nous justifions la balance d'ouverture poste par poste avant la première écriture.

Nous refusons certaines reprises. Lorsque la remise en ordre supposerait de fabriquer des pièces, ou lorsqu'il est attendu de nous que nous validions une position indéfendable, nous ne prenons pas le dossier.

Nous ne donnons aucun conseil en investissement, ni sur un titre, ni sur un fonds, ni sur une allocation, ni sur un établissement : la section 30 du Securities Act réserve cette matière à un titulaire de licence que nous ne détenons pas. Nous ne percevons aucune rétrocession et ne versons aucune commission d'apport, ce qui vaut encore le jour où vous partez, comme l'expose notre guide sur le travail avec vos interlocuteurs.