L'assemblée générale d'une société mauricienne, telle que la loi l'organise.

L'assemblée annuelle, son calendrier et son ordre du jour.

L'article 115 du Companies Act 2001 confie au board, et non aux actionnaires, la charge de convoquer l'assemblée annuelle. Il l'encadre par trois bornes qui se cumulent.

La borne des six mois comporte une soupape ajoutée en 2020 puis maintenue : elle joue sauf autre délai déterminé par le Registrar. Elle se calcule sur la date de clôture, qui n'est pas nécessairement le 30 juin, sujet traité dans notre page sur l'exercice comptable.

L'ordre du jour minimal est fixé par l'article 115(4), sauf si la société a déjà traité ces points : l'examen et l'adoption des états financiers, la réception du rapport de l'auditeur le cas échéant, l'examen du rapport annuel, la nomination des administrateurs soumis à rotation par la constitution, et la nomination de l'auditeur au titre de l'article 200. L'article 115(5) prévoit le cas de blocage : si les états financiers ne sont pas adoptés, ils sont présentés à une assemblée extraordinaire convoquée par le board.

Deux points d'articulation méritent d'être posés tout de suite. Le contenu et le référentiel des états financiers relèvent d'un autre corps de règles, tout comme le seuil d'audit obligatoire : l'assemblée les adopte, elle ne les définit pas.

Comment une société privée s'en passe légalement.

C'est la disposition qui change la vie des sociétés à associés non résidents, et elle est explicite. L'article 117(5) : il n'est pas nécessaire pour une société privée de tenir une assemblée annuelle lorsque tout ce qui devait y être fait est accompli par résolution écrite conforme à l'article 117.

L'article 270(d) confirme dans les dispositions propres aux sociétés privées : celle-ci peut se dispenser de tenir des assemblées d'actionnaires si les résolutions qui l'auraient exigée sont passées par inscription au minute book au titre de l'article 117, ou par résolution unanime au titre de l'article 106.

La dispense n'est pas un vide. Elle déplace l'obligation vers l'écrit, et elle laisse une trace obligatoire : le Tenth Schedule, qui liste les mentions de l'annual return, prévoit d'indiquer la date à laquelle la résolution tenant lieu d'assemblée annuelle a été passée. Autrement dit, le Registrar attend une date, et une société qui n'a rien signé n'a rien à déclarer.

Deux autres dispenses, propres aux sociétés privées, s'y ajoutent souvent. L'article 270(j) permet de renoncer au rapport annuel par résolution unanime au titre de l'article 218. Et l'article 271 permet de renoncer au registre des intérêts, également par résolution unanime, tant qu'aucun actionnaire n'exige le contraire.

Vingt et un jours, et ce que l'avis doit contenir.

Le paragraphe 2 du Fifth Schedule, qui régit les assemblées d'actionnaires par renvoi de l'article 119, impose un avis écrit indiquant la date, l'heure et le lieu, envoyé au moins 21 jours avant la réunion à chaque actionnaire ayant le droit de le recevoir, ainsi qu'à chaque administrateur, au Secretary et à l'auditeur de la société.

Le délai était de 14 jours dans la rédaction d'origine ; il a été porté à 21 jours par voie réglementaire en 2019, puis confirmé en 2020. Les guides francophones qui annoncent encore 14 jours décrivent un texte qui n'est plus en vigueur.

L'avis doit indiquer la nature des affaires à traiter avec un détail suffisant pour permettre à un actionnaire de se former un jugement raisonné, et reproduire le texte de toute résolution spéciale soumise. Depuis 2020, il doit en outre être accompagné d'un ordre du jour détaillé et de tout document pertinent.

Trois précisions sauvent des situations réelles. Une irrégularité de convocation est couverte si tous les actionnaires assistent sans protester, ou s'ils y renoncent. L'omission accidentelle d'informer un actionnaire, ou le fait qu'il ne reçoive pas l'avis, n'invalide pas les délibérations. Et surtout, le paragraphe 2(6) précise que ces règles s'appliquent malgré toute clause contraire de la constitution : on ne peut pas raccourcir le délai par les statuts.

L'assemblée extraordinaire, elle, obéit à l'article 116 : elle peut être convoquée à tout moment par le board ou par la personne que la constitution y autorise, et elle doit l'être sur demande écrite d'actionnaires détenant ensemble au moins 5 % des droits de vote sur la question. Lorsque la réunion est matériellement impossible, l'article 118 permet à un administrateur, un actionnaire ou un créancier de demander au tribunal d'en ordonner la tenue.

Une majorité de voix, pas un nombre de têtes.

C'est l'erreur de lecture la plus fréquente. Le paragraphe 4(2) du Fifth Schedule ne compte pas les personnes : le quorum est atteint lorsque les actionnaires présents, représentés par mandataire ou ayant voté par correspondance peuvent exercer entre eux la majorité des voix à exprimer sur les affaires soumises à la réunion.

La conséquence est directe : dans une société détenue à 60 % par un associé, celui-ci constitue à lui seul le quorum. Dans une société détenue à parts égales par deux associés, aucun des deux ne le constitue seul.

Le mécanisme de sortie de blocage est prévu. Si le quorum n'est pas réuni dans les 30 minutes suivant l'heure fixée, l'assemblée est ajournée au même jour de la semaine suivante, à la même heure et au même lieu, ou à la date que fixent les administrateurs. Et si, à cette seconde réunion, le quorum n'est toujours pas atteint dans les 30 minutes, les actionnaires présents ou représentés constituent le quorum, quel que soit leur poids. Une seule exception : l'assemblée convoquée sur ordonnance du tribunal au titre de l'article 118(1)(b), qui est purement et simplement dissoute.

Ordinaire, spéciale, unanime.

L'article 103 rappelle d'abord le principe : les pouvoirs réservés aux actionnaires ne s'exercent qu'en assemblée, par résolution écrite, par résolution unanime ou par accord unanime d'actionnaires. Hors de ces formes, la décision n'existe pas.

• Résolution ordinaire. Majorité simple des voix des actionnaires ayant le droit de voter et votant sur la question, article 104(2). C'est la règle par défaut.
• Résolution spéciale. 75 % des voix des actionnaires ayant le droit de voter et votant, article 2. Elle est obligatoire pour les cinq matières de l'article 105 : adopter, modifier ou révoquer la constitution ; réduire le capital social ; approuver une major transaction ; approuver une fusion ; mettre la société en liquidation.
• Résolution unanime. L'article 106 permet d'exercer par voie d'unanimité tout pouvoir que la loi ou la constitution soumet à une résolution ordinaire ou spéciale.

Le calcul sur les votants est la nuance décisive, et elle diffère de l'intuition française. Un actionnaire absent, qui ne vote ni en personne, ni par mandataire, ni par correspondance, ne pèse pas contre la résolution.

Le vote se fait par la voix ou à main levée, à moins qu'un scrutin ne soit demandé, auquel cas les voix se comptent selon les parts. Le scrutin peut être exigé par cinq actionnaires, par des actionnaires représentant 10 % des droits de vote, par ceux dont les parts représentent 10 % du montant libéré, ou par le président de séance. Un actionnaire peut se faire représenter par un mandataire nommé par écrit, une copie de la désignation devant être produite avant l'ouverture de la réunion, et voter par correspondance en faisant parvenir son vote au moins 48 heures avant le début de la réunion.

Le vrai mode de décision des sociétés à associés éloignés.

L'article 117 est la clef de voûte de la gouvernance à distance. Une résolution écrite signée par des actionnaires qui ont le droit de voter sur la question et qui détiennent au moins 75 % des voix pouvant être exprimées vaut décision d'assemblée.

Quatre modalités en font un outil praticable.

• Elle peut se composer de plusieurs documents de forme similaire, lettres, télécopies, courriers électroniques ou autres moyens semblables, chacun signé par un ou plusieurs actionnaires.
• Aucun préavis n'est requis avant de la faire signer, article 117(7).
• Une copie est envoyée sous 7 jours à chaque actionnaire qui ne l'a pas signée et pour le compte duquel elle n'a pas été signée, article 117(6).
• Elle couvre les matières que la loi ou la constitution réserve à une assemblée, article 117(2).

Un piège mérite d'être signalé, parce qu'il surprend systématiquement : le seuil de 75 % s'applique aussi aux décisions ordinaires. Un associé majoritaire à 60 % qui pourrait faire adopter une résolution ordinaire en assemblée ne peut pas la passer par écrit sans obtenir des signatures supplémentaires. Le choix entre réunion et résolution écrite n'est donc pas seulement pratique, il est arithmétique.

Réunion audio, visioconférence, et ce que le Registrar peut approuver.

Le paragraphe 3 du Fifth Schedule ouvre trois voies pour tenir une assemblée : la réunion physique des actionnaires formant le quorum, la réunion par communication audio, ou audio et visuelle, permettant à tous les participants formant le quorum de s'entendre simultanément pendant toute la durée de la réunion, et, depuis une modification entrée en vigueur le 20 juillet 2023, toute autre manière approuvée par le Registrar.

Le vote suit le mode de réunion : lorsque l'assemblée se tient par communication audio ou audiovisuelle, chaque actionnaire exprime individuellement son assentiment ou son opposition de vive voix, ou par tout moyen électronique approuvé par le Registrar, sauf demande de scrutin. Ici encore, le paragraphe 3(2) écarte toute clause contraire de la constitution : une société ne peut pas s'interdire la visioconférence par ses propres statuts.

Le board dispose d'une souplesse comparable. Le Eighth Schedule autorise la réunion d'administrateurs par communication audio ou audiovisuelle, et sa règle 7 valide la résolution écrite signée ou approuvée par tous les administrateurs ayant droit de recevoir convocation, avec obligation d'en verser copie au minute book du board. La comparaison est éclairante : les administrateurs décident par écrit à l'unanimité, les actionnaires à 75 %.

Procès-verbaux, registres, et ce qui suit l'assemblée.

Une assemblée sans procès-verbal n'a pas eu lieu. Le paragraphe 8 du Fifth Schedule met à la charge du board l'obligation de faire tenir des minutes de tous les travaux des assemblées d'actionnaires, et précise que les minutes signées comme conformes par le président de séance constituent une preuve prima facie des délibérations.

L'article 190 range ces documents parmi ceux que la société conserve à son siège social, ou en tout autre lieu à Maurice notifié au Registrar sous 14 jours : procès-verbaux et résolutions d'actionnaires des sept dernières années, procès-verbaux et résolutions du board, certificats donnés par les administrateurs, copies des communications écrites adressées aux actionnaires. L'article 191 ajoute une exigence de forme trop souvent négligée : les documents sont tenus en anglais ou en français, sous forme écrite ou sous une forme aisément accessible et convertible en écrit, et le board doit prendre les mesures propres à empêcher et à détecter toute falsification. C'est le travail que décrit notre page sur le secrétariat de société.

Ce qui suit l'assemblée relève d'un autre calendrier, et c'est là que se produisent la plupart des retards. L'annual return se dépose dans les 28 jours de l'assemblée annuelle au titre de l'article 223(2) ou, lorsque la société a décidé par résolution écrite, dans les 28 jours de la date à laquelle les mentions correspondantes devaient être portées au minute book. Le dépôt des états financiers et les déclarations fiscales obéissent encore à d'autres échéances, y compris pour une société dormante, qui reste tenue de décider et de déposer même sans activité.

Dernier point, rarement exploité et pourtant utile en cas de tension entre associés : l'article 107 impose au président de toute assemblée de donner aux actionnaires une occasion raisonnable de discuter et de commenter la gestion de la société, et permet à l'assemblée de voter des recommandations au board. Sauf résolution spéciale ou clause contraire de la constitution, ces recommandations ne lient pas les administrateurs, dont les pouvoirs restent ceux de l'article 129, détaillés dans notre page sur les actionnaires et administrateurs. Elles laissent en revanche une trace écrite, datée, que personne ne pourra plus ignorer par la suite.