L'année d'une société de portefeuille, mois par mois.

Pourquoi un calendrier

Parce que tout s'enchaîne.

Une société de portefeuille produit peu d'événements, et c'est précisément ce qui rend son calendrier trompeur. Rien ne semble urgent pendant onze mois, puis trois décisions qui interagissent doivent être prises en quelques semaines.

Ces trois décisions sont celles que notre guide de la comptabilité d'une société de portefeuille expose : la méthode de valorisation, la ventilation des charges, et le choix entre exonération partielle et crédit d'impôt étranger.

Prises séparément, à des moments différents, par des intervenants différents, elles produisent des incohérences. C'est le défaut le plus fréquent des dossiers que l'on nous confie après coup : chaque décision se défend isolément, l'ensemble ne se défend pas.

Un calendrier tenu ne rend pas ces décisions plus faciles. Il les rend simultanées, ce qui suffit à les rendre cohérentes.

Au fil de l'eau

Ce qui se collecte toute l'année.

C'est la partie qui coûte le moins et qui manque le plus. Quatre familles de pièces, à demander à réception plutôt qu'un an plus tard.

Les avis d'opéré de chaque cession, qui établissent la date et le prix. Ce sont les seuls documents permettant de distinguer un gain de cession d'un revenu périodique, distinction qui commande tout le régime.

Les avis de distribution, faisant apparaître le brut, la retenue et le net. Une ligne agrégée ne suffit pas.

Les attestations d'impôt étranger, sans lesquelles aucune imputation n'est possible. Elles se demandent au moment du versement : un an plus tard, l'intermédiaire les fournit lentement lorsqu'il les fournit.

Les justificatifs de substance, procès-verbaux datés, contrats de prestation, dépenses engagées à Maurice. Notre guide de la substance expose ce qui est attendu selon le revenu.

Une règle simple remplace toute organisation compliquée : classer chaque pièce avec l'exercice auquel elle se rapporte, au moment où elle arrive.

Avant la clôture

Le moment qui décide.

C'est la fenêtre la plus importante de l'année, et elle est courte. Cinq travaux s'y enchaînent, dans cet ordre.

Arrêter la valorisation des positions. La méthode retenue détermine le résultat comptable, donc les sommes distribuables. Notre guide du non coté traite le cas des titres sans référence observable.

Etablir la ventilation des charges. La clé se choisit selon la nature de chaque charge, s'écrit dans une note et se maintient d'un exercice à l'autre.

Calculer les deux hypothèses fiscales. Exonération partielle d'un côté, crédit d'impôt étranger de l'autre, revenu par revenu. Notre guide du crédit d'impôt étranger expose l'arbitrage, qui n'est pas réversible une fois la déclaration déposée.

Vérifier la distribuabilité. Si une distribution est envisagée, elle suppose des sommes distribuables au sens du Companies Act, ce que notre guide sur la sortie des liquidités détaille.

Décider la distribution, ou ne pas la décider. Dans les formes, par l'organe compétent, avec un procès-verbaux daté.

Après la clôture

Les dépôts, et leur ordre.

Ils s'enchaînent mécaniquement, et leur seul piège est de les traiter comme des formalités indépendantes alors qu'ils reposent sur les mêmes chiffres.

Les comptes annuels, établis selon les normes applicables, exposées par notre guide de la comptabilité à Maurice.

L'audit, lorsque les seuils sont franchis. Une société de portefeuille les franchit plus souvent qu'une société commerciale de taille comparable, parce que son bilan est élevé même quand son activité est faible.

L'annual return auprès du Registrar of Companies.

La déclaration fiscale, même en l'absence d'impôt dû, et avec la mention des revenus exonérés, ce que notre guide sur la déclaration à la MRA explique.

Les obligations propres à la licence, lorsque la société est une GBC administrée par une management company.

Le tableau

Une année en cinq temps.

La colonne de droite est celle qui compte. Une année bien tenue est une année où plus rien ne se décide au moment de déposer.

Ce qui se vérifie chaque année

Six points, en une heure.

Ils ne figurent sur aucune obligation légale, et leur revue annuelle évite l'essentiel des difficultés.

La substance est-elle toujours réelle, et les pièces de l'exercice le montrent-elles.

La clé de ventilation est-elle la même que l'exercice précédent, et si elle a changé, pourquoi.

Les mouvements avec l'actionnaire ont-ils tous une cause identifiée au moment où ils sont intervenus, comme l'expose notre guide du compte-titres au nom d'une société.

Y a-t-il toujours plus d'un administrateur et plus d'un mandataire, ce que notre guide sur le décès et l'incapacité désigne comme la disposition la plus efficace de toutes.

Les coordonnées et les documents des bénéficiaires effectifs sont-ils à jour auprès des établissements, qui les redemandent périodiquement.

La structure sert-elle encore l'objectif pour lequel elle a été constituée. C'est la question la plus utile et la moins posée.

Ce que nous faisons

Tenir le calendrier, pas seulement les comptes.

Nous collectons les pièces au fil de l'eau, nous préparons la clôture en amont, nous établissons les deux hypothèses fiscales avant qu'il ne soit trop tard pour choisir, et nous produisons les dépôts dans l'ordre.

La différence entre tenir et subir un calendrier tient à un mois. Une clôture préparée deux mois à l'avance laisse le temps de choisir ; la même clôture traitée trois semaines avant l'échéance déclarative ne laisse le temps de rien, et le régime retenu est alors celui qui reste, pas celui qu'on aurait voulu.

La première année

Celle qui décide des suivantes.

Un cas fréquent échappe à ce calendrier : celui d'une structure constituée à l'étranger avant l'installation, dont notre guide sur la société étrangère existante expose les trois options.

Elle mérite un traitement à part, parce qu'elle installe des choix que les exercices suivants se contenteront de reconduire.

Trois décisions y sont prises pour longtemps. La devise de tenue des comptes, exposée par notre guide du change et de la roupie, qui détermine où apparaissent les écarts de conversion et qui se modifie difficilement ensuite. La méthode de valorisation, qui commande le résultat et la distribuabilité. Et la clé de ventilation des charges, dont la stabilité sera regardée.

Deux travaux ne se refont jamais. L'établissement de la valeur d'entrée des actifs apportés ou acquis, qui servira de référence pendant toute la vie de la société. Et la constitution du dossier documentaire initial, origine des fonds comprise, sur lequel toutes les vérifications ultérieures s'appuieront.

Une erreur de première année se paie longtemps, non parce qu'elle serait irréparable, mais parce qu'elle sera reconduite par habitude pendant plusieurs exercices avant que quelqu'un ne la remarque.

C'est la raison pour laquelle une société de portefeuille se constitue plus lentement qu'une société commerciale : ce qui s'y décide au départ engage davantage.

Une dernière observation, qui vaut pour toute la matière. Ce calendrier n'a rien d'exigeant pris isolément : aucune de ses étapes ne demande plus de quelques heures. Ce qui le rend difficile est qu'il se répète chaque année sans jamais devenir urgent, et que rien ne signale son retard avant l'échéance. C'est la définition même d'une tâche qu'il vaut mieux confier qu'espérer se rappeler.